회계 소프트웨어는 회계 프로세스의 대부분을 자동화하도록 설계되었습니다. 그 목적은 회계를 더 쉽고 빠르고 정확하게 만드는 것입니다. 소프트웨어가 그 목적을 달성하기는하지만 회계 요구 사항을 기술에만 의존하는 데는 단점이 있습니다. 이것이 회계 소프트웨어를 사용하는 방법뿐만 아니라 회계 기본 사항을 이해하는 것이 중요한 이유입니다.
비용
회계 소프트웨어를 사용하는 경우 다른 사용자 및 컴퓨터에 필요한 소프트웨어와 추가 라이센스를 구입해야합니다. 일부 소프트웨어는 추가 기능을 위해 업그레이드 또는 업데이트를 구매해야합니다. 또한 컴퓨터에서 소프트웨어를 실행할 수 있는지 확인해야합니다. 그렇지 않은 경우 컴퓨터도 업그레이드해야합니다.
컴퓨터에 대한 의존
컴퓨터가 충돌하거나 바이러스에 의해 데이터가 손상된 경우 문제가 해결 될 때까지 회계 소프트웨어를 사용할 수 없습니다. 이것은 또한 컴퓨터가 다시 실행될 때까지 입력 된 데이터에 액세스 할 수 없음을 의미합니다. 데이터가 손상 될 수도 있습니다. 즉, 파일을 백업하지 않은 경우 정보를 다시 입력해야합니다. 또한 정전이 발생하면 배터리 전원 노트북을 사용하지 않는 한 소프트웨어를 사용할 수 없습니다.
사기
회계 소프트웨어 데이터에는 사기 및 횡령과 같은 문제를 방지하기 위해 추가 보안 수준이 필요합니다. 소프트웨어를 사용하면 사용자가 데이터를 쉽게 변경할 수 있으므로 사기를 쉽게 수행 할 수 있습니다. 결과적으로 내부 감사자가 데이터의 부정확성을 확인해야 할 필요성이 증가하고 있습니다. 또한 사용자가 회계 소프트웨어의 기능에 대해 갖는 통제의 양을 제한하기 위해 보안 조치를 취해야합니다.
추가 소프트웨어
대부분의 회계 소프트웨어에서는 보고서를 보려면 추가 소프트웨어가 필요합니다. 예를 들어 일부 프로그램에서는 데이터를 PDF 파일 또는 Excel 스프레드 시트로 내보낼 수 있습니다. 이렇게하면 회계 프로그램이없는 사용자가 데이터를 볼 수 있습니다. 그러나보기 소프트웨어는 사용자에게 추가 비용을 부과 할 수 있습니다.
인적 오류
숫자를 잘못 적는 것은 쉽지만 숫자를 잘못 입력하는 것은 훨씬 더 쉽습니다. 회계 소프트웨어에 데이터를 너무 빨리 입력하면 심각한 오류가 발생할 수 있습니다. 프로그램이 계산을 수행하면 문제의 원인을 추적하기가 더 어려울 수 있습니다. 스프레드 시트, 디지털 원장 또는 서면 원장은 추적을 더 간단하고 빠르게 만듭니다.
훈련
회계 소프트웨어를 사용하려면 시간을내어 사용 방법을 배워야합니다. 숙련 된 회계사 일 수도 있지만 회계 소프트웨어를 효과적으로 사용하려면 각 버튼과 메뉴 명령이 무엇을하는지 알아야합니다. 이 학습 곡선은 비용이 많이 드는 오류를 초래할 수 있습니다. 어떤 경우에는 특정 작업을 수행하는 방법을 배우기 위해 유료 교육이 필요할 수 있습니다. 기술에 정통하지 않은 경우 프로세스가 훨씬 더 어려울 수 있습니다.
시각
많은 회계사들은 데이터를 쓰거나 스프레드 시트에 입력하는 것보다 회계 소프트웨어에 데이터를 입력하는 데 더 많은 시간이 걸린다는 것을 알게됩니다. 단계별 화면으로 인해 특히 소프트웨어를 자주 사용하지 않거나 아직 프로그램을 처음 사용하는 경우 프로세스가 더 오래 걸립니다. 소프트웨어에서 기본 데이터를 입력하는 데 여러 단계가 필요한 경우 시간 요구 사항이 자동 계산의 이점보다 클 수 있습니다.
